Lexnet: un gran paso hacia el expediente digital

La Administración de Justicia se adapta a los nuevos tiempos y camina con paso firme hacia el expediente digital. El pasado 21 de noviembre se implantó en Huelva el sistema informático de comunicación Lexnet, que permite el intercambio seguro de documentos digitales y funciona de manera similar al correo electrónico. Para ponerlo en marcha han recibido formación 24 secretarios judiciales y 185 funcionarios de los juzgados onubenses, pertenecientes a los siete órganos de Primera Instancia de Huelva, los tres Contenciosos y a otros 14 juzgados de la provincia. A estos cursos también ha asistido un centenar de procuradores, receptores experimentales de la documentación procesal en la fase inicial de funcionamiento de Lexnet.

Para que el trámite de los procedimientos judiciales avance, es necesario que las resoluciones dictadas por el juez o el secretario judicial sean notificadas a todas las partes. Hasta el pasado noviembre, estos actos de comunicación procesal se realizaban de forma manual: las copias de la resolución, las cédulas de citación y las notificaciones se imprimían en papel y era el auxilio judicial (funcionario del juzgado) el que se encargaba de trasladarlos en persona al Colegio de Procuradores, ubicado en el Palacio de Justicia. Una vez en manos del Colegio, éste sellaba los documentos y entregaba al día hábil siguiente las notificaciones al procurador correspondiente.

Con Lexnet la cosa cambia. El funcionario descarga los documentos desde el sistema de gestión procesal Adriano -que previamente han alojado allí el juez o el secretario judicial- a su ordenador. Además, digitaliza a través de un escáner todos aquellos escritos que deban acompañar al acto de comunicación y envía el conjunto, directamente, a la plataforma telemática Lexnet en cuestión de segundos. El funcionario (tramitadores, gestores y auxilios judiciales) cuenta con un tarjetero que le permite acceder al sistema de forma segura, mediante la firma digital. Le basta con tener un PC con acceso a Internet.

Los documentos viajan hasta un buzón intermedio donde se alojan hasta que el juez o el secretario judicial firman su resolución en papel y autorizan al funcionario a darle salida definitiva hacia el buzón del Colegio de Procuradores, desde donde se reenvía al procurador que ha de ser notificado.

La secretaria coordinadora provincial, Rosa María Berenguel, que además preside la Comisión de Seguimiento Lexnet en Huelva -conformada por el presidente de la Audiencia onubense, Jesús Fernández Entralgo, el decano de los jueces de Huelva, José Manuel Borrero; el decano de los Procuradores, el jefe de Informática y un gestor procesal- indica a Huelva Información que la experiencia está siendo "todo un éxito" en la provincia. Tanto es así que sólo dos semanas después de arrancar en Huelva "ya habíamos practicado 2.000 notificaciones", mientras que en otras provincias que empezaron prácticamente a la par, caso de la de Almería, "sólo había realizado tres". El 14 de diciembre, cuando Lexnet ya se había implantado prácticamente en toda la provincia, se contabilizaron 4.340 actos de comunicación. En total, desde la entrada en vigor de Lexnet (21 de diciembre) se han efectuado 16.266 notificaciones en Huelva, 10.752 de ellas en los primeros 17 días de este 2012.

Berenguel recuerda que el procedimiento se realiza siempre "a través de firma digital electrónica reconocida y satisface las características de autenticidad (quien emite el documento es quien dice que es), integridad (el contenido del documento no puede alterarse durante la transmisión), confidencialidad (el contenido del documento es conocido únicamente por el destinatario) y el no repudio (el emisor no puede negar el hecho del envío)". Asimismo, trabaja con un sistema de fechado temporal y remite acuse de recibo a todos los intervinientes en el proceso, de modo que todos tienen conciencia en tiempo real de que la documentación ha llegado a su destino.

Desde el 16 de enero las notificaciones se realizan exclusivamente a través de Lexnet, es decir, de manera totalmente telemática en los 24 órganos judiciales donde se implantó desde el principio. Dos días más tarde, el miércoles 18, comenzaron a formarse en estas nuevas competencias los funcionarios de los juzgados 1 y 2 de Moguer, mientras que los del partido judicial de Valverde lo hicieron el 10 de enero. Ambos utilizarán plenamente Lexnet a partir del 6 de febrero.

La presidenta de la Comisión de Seguimiento Lexnet valora que con este sistema "todo es más sencillo: la tramitación se agiliza, puesto que no tenemos que imprimir las copias de las resoluciones que han de ser notificadas a los procuradores". Así, los secretarios judiciales ya no tendrán que invertir tiempo en la firma de cédulas y diligencias que previamente los gestores o tramitadores procesales han tenido que imprimir, adjuntar la documentación necesaria, hacer fotocopias de todo, graparlas y dárselas al auxilio judicial, que se encargaba hasta ahora de llevarlas personalmente al Colegio de Procuradores. Esta agilidad, inmediatez y optimización de recursos materiales y humanos suponen "un paso importantísimo en el camino hacia el expediente judicial electrónico".

Lexnet ha significado hasta el momento en Huelva un ahorro de 32.532 folios. Además, ha descargado de trabajo a los cotizadísimos auxilios judiciales, "que son como el oro molido, sobre todo en los Instancias y Contenciosos, donde sólo hay una plaza de este personal". Entre las tareas asumidas por estos funcionarios están el porteo de documentación, la confección del correo, el manejo de los equipos de grabación y reproducción de la imagen y el sonido en sala y el mantenimiento de los archivos.

A día de hoy el sistema funciona para la práctica de actos de comunicación con los procuradores, pero en el futuro abrirá sus puertas a nuevos usuarios: el Ministerio Fiscal -"con lo que supone este flujo de documentos con la Fiscalía"- el abogado del Estado, los letrados onubenses, los graduados sociales y otras entidades e instituciones que se relacionan con la Administración de Justicia, como los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, los registradores de la propiedad, registros mercantiles, Fogasa, etcétera.

Por ahora sólo contempla la emisión de actos de comunicación, pero Berenguel espera que "más pronto que tarde sirva también para la presentación de escritos, ya sean de inicio o de trámite", de modo que estos no sólo se puedan presentar por parte de los profesionales de forma telemática, sino también por parte de los ciudadanos. Es decir, que los onubenses, con su firma electrónica podrán ser notificados de una resolución judicial "cuando no sea necesaria su representación procesal a través de abogado y procurador". El interesado podrá entonces acceder a los documentos desde su domicilio, siempre que tenga conexión a Internet.

Rosa María Berenguel quiere agradecer la implicación en el proyecto de funcionarios y secretarios judiciales, "porque han acogido la formación y Lexnet de muy buen grado, están muy bien formados y saben perfectamente cómo utilizar esta nueva herramienta, y que ven con buenos ojos cómo las aplicaciones tecnológicas impactan de forma positiva en su trabajo diario". También hace extensible el agradecimiento al equipo de Informática y a los procuradores onubenses, "que se han dado de alta al 100% en Lexnet".